إصنع نجاحك المتميز وكن مبدعاً .. الجزء الرابع

بسم الله الرحمن الرحيم

وكما وعدناكم متابعي مدونة مود سيرف الكرام .. أننا على موعد أسبوعياً لنتعرف سوياً علي برنامج أصنع نجاحك المتميز وكن مبدعاً

الجزء الأول من البرنامج .. إضغط هنا

الجزء الثاني من البرنامج .. إضغط هنا

الجزء الثالث من البرنامج .. أضغط هنا

اليوم سوف نكمل ما بدأناه سوياً ..

الخطوة الثالثة
طرق تحليل المشكلات.

المقصود بتحليل المشكلات.

كثيراً ما تواجهنا مشكلات ونعمل علي حلها .. وبعد أن تتم عملية الحل نكتشف أنها مازالت قائمة .. مثلاً أنك لا تتمكن من الإنتهاء من أعمالك اليومية بشكل كامل فيقوم مديرك بتوفير من يساعدك في هذه المرة وفي اليوم التالى تحدث نفس المشكلة فيوفر لك آخر أو لا .. فى حين أن المشكلة أساساً تحتاج إلي إعادة توزيع العمل أو أنك تحتاج للتدريب علي إدارة الوقت أو أن الفريق الذي تعمل معه يحتاج تدريب علي بناء فرق العمل.
إذاً فتحليل المشكلة يعني الوصول إلي مفردات ما يقف أمامك من عقبات ومناقشتها بغرض الوقوف علي الأسباب الحقيقية لها ومن ثم الوصول إلي الحلول الجذرية.

ولتحليل وقراءة أي موقف سنناقش ثلاثة أساليب.

1- قبعات التفكير الست.
2- الخرائط الذهنية.
3- خرائط تدفق العمل.

أولًا قبعات التفكير الست:

إدوار دى بونو هو صاحب مصطلح التفكير الإبداعي طبيب وعالم نفس مواليد 1933 صاحب نموذج (CORT) (Cognitive Research Trust) في 1970 .. وهو نموذج يعمل علي تطوير شكل التفكير بناءً علي التسليم بأن التفكير مهارة يُمكن تنميتها وتنمية مهارات التفكير العلمي وتشجيع المتدربين للنظر بصورة موضوعية تجاه تفكيرهم وتفكير الأخرين .. كذلك تقدير وإحترام الذات في القدرة علي التفكير (أنا مفكر) خلال ذلك يتسع مجال الإدراك كأساس لهذا البرنامج.

وفى أوائل ثمانينات القرن الماضى .. قدم إبتكاره الجديد القبعات الست للتفكير (Six Hats Thinking) وهي طريقة نستخدمها بشكل طبيعي.

وقد عمل علي تنظيم طريقة التفكير وتغيير أسلوبنا وفقاً للحالة التي نواجهها .. ويتلخص ما قام به (Edward De Bono) بتصنيف طرق التفكير إلي ألوان قبعات يُشير كل لون قبعة لأسلوب معين في التفكير.

القبعة البيضاء: فيها تقوم بالتعامل مع الحقائق والأرقام فقط .. ولا تدع مؤثرات أخري تتدخل في طريقة قراءتك للأمور.
القبعة السوداء: تقوم فيها برؤية الجوانب السلبية.
القبعة الصفراء: فيها يتم إحتساب العائد المتوقع من كل بديل ثم طرحه للنقاش أو البحث.
القبعة الخضراء: من خلالها يتم طرح الإبتكارات والحلول والبدائل.
القبعة الحمراء: تقوم فيها برؤية الجوانب العاطفية والحدس.
القبعة الزرقاء: من خلالها يتم إتخاذ القرار وفقاً لنتائج إستخدام القبعات.

كيف نستخدم أسلوب قبعات التفكير؟

1- الإستخدام بشكل فردي.
تستخدم قبعة واحدة فقط ولفترة محددة من الوقت لتبني نمط تفكير معين وذلك لأغراض كتابة تقرير أو تسيير أعمال إجتماع أو خلال محادثة.

2- الإستخدام التسلسلي أو التتابعي.
هنا تستخدم القبعات الواحدة تلو الأخري لبحث أو إستكشاف موضوع معين ولا يشترط ترتيب معين مع مراعاة مايلي:

1- يسمح بـ3-4 دقائق لكل قبعة.
2- إعلن الوقت المحدد لكل قبعة.
3- يجوز تمديد الوقت إذا توالت الأفكار المتاحة.
4- يُسمح بثلاثين ثانية فقط للقبعة الحمراء كحد أقصي.

تمرين عملى:

حدد لون القبعه المستخدمة في كل حالة من الحالات التالية:

1- عميل دائماً يبحث عن العيوب الموجوده في منتج المنشأة .. ودائماً ما يفترض إفتراضات لا تحدث إلا في أسوأ الأحوال ………
2- مدير يتعامل بأساليب مختلفة مع الزملاء دون النظر لإعتبارات العمل وبشكل شخصي ……….
3- عميل دائماً يسأل عن تكلفة المنتج والعائد منه ويطلب تحديده علي وجه الدقة ……..
4- زميل دائماً يقوم بتعريف العميل ما سوف يربحه من التعامل مع المنشأة والمزايا العائدة .. عليه وكذلك الجدوي من المنتج أو الخدمة من عدمها ………….
5- زميل دائماً يعرض عليك بدائل ويقترح حلول متعددة في حالة مواجهة أي مشكلة في العمل ……..

ثانياً الخرائط الذهنية:

صورة تساوي 1000 كلمة .. هي عباره أطلقها (Tony Buzan) في أوئل السبعينات عندما قدم تقنية (Mind Map)
وأستخدمها الملايين كتقنية لتحليل التحديات والمهام التي تواجههم.
وليست هذه التقنية هي الوحيدة التي تحدث عنها .. فكتابه (القراءة السريعة) لاقي نجاحاً كبيراً كما أثر في قدرات الكثيرين في القدرة علي القراءة والإستيعاب. ومن أهم مؤلفاته أيضاً علي سبيل المثال لا الحصر (قوة الذكاء الكلامي – العقل وإستخدام طاقته القصوى – إستخدام خرائط العقل في العمل). ولما كان إتجاهه الدائم لزيادة القدرة للوصول للإستخدام الأمثل للعقل .. فقد أطلق عليه (أستاذ الذاكرة). وتتلخص الفكرة في أنها طريقة تساعدنا علي طرح أفكارنا بشكل سهل وغزير .. فقط عليك أن تضع أمامك ورقة بيضاء كبيرة الحجم ومجموعة من الألوان, أكتب المشكلة في منتصف الورقة وأبدأ في كتابة أي كلمات تصل إلي ذهنك فوراً علي الورقة ولا تتوقف إلا عندما يتوقف ذهنك عن إبداء كلمات جديدة مراعياً الإرشادات التالية:

1- الفكرة الأساسية.
2- كلمات مفتاحية.
3- أكتب كل شيء يرد علي ذهنك.
4- لا تحاول تنظيم أفكارك.
5- وصل الكلمات المفتاحية بما تم طرحه من كلمات.
6- إستخدم الألوان لتوضيح العلاقات.
7- جمع المجموعات التي تكونت لتظهر لك أفكار رئيسية.
8- أبدء في النظر للخريطة بشكل إنتقادى لإختبار مناطق القوة والضعف.
9- عدل للحصول علي نتائج أفضل.

ثالثاً خرائط تدفق الأعمال:

هي تقنية يتم فيها صياغة خطوات العمل بموجب أشكال معينة متفق عليها عالمياً, والربط بين هذه الأشكال بأسهم توضح إتجاه سير العملية, ويُمكننا أن نستخدمها ليضع كل منا خطوات عمله بشكل مختصر ويُمكن كتابة بعض الملاحظات التوضيحية وكذلك إرفاق النماذج المستخدمة في إجراءات العمل .. ويمكن عمل هذه الخرائط بشكل يدوى أو بإستخدام Software مثل برامج (Work Flow Manager – Process-maker).

ومن مزايا إستخدام خرائط تدفق العمل:

1- تحديد الإجراءات المكررة لتبسيط العمل.
2- توضيح خطوات العمل بشكل بسيط وسلس.
3- تساعد علي وضع إجراءات رقابية.

ندعوا الله أن تكون مقالتنا قد أفادتكم.

المصدر – مدونة مود سيرف